Influências dos canais de comunicação, sistema social e tempo na difusão do prontuário eletrônico do cidadão no Brasil / Influence of the elements communication channels, social system and time on the diffusion of the Electronic Health Record

O objetivo do artigo é analisar as influências dos elementos (canais de comunicação, sistema social e tempo) sobre a difusão do Prontuário Eletrônico do Cidadão. Foi realizado um estudo de caso, de abordagem qualitativa, fundamentado na Teoria da Difusão da Inovação, contendo 17 entrevistas e observações do cotidiano de trabalho de 8 equipes de saúde da família envolvidas na utilização da tecnologia em um Município do oeste de Minas Gerais. Os dados foram analisados por meio da Análise de Conteúdo, modalidade Temático-Categorial, e sistematizados com o software Atlas Ti. Observou-se que os canais de comunicação de massa de mídia e interpessoais potencializaram a difusão da tecnologia. Além disso, destacou-se a aceitação da inovação, fomentada pelo enfermeiro, que motivou e mobilizou a equipe para essa aderência. Foi possível compreender que alguns fatores contribuíram para resistência, como por exemplo, médicos e outros profissionais, com maior tempo de trabalho, consideravam a tecnologia complexa e o tempo insuficiente. A difusão da tecnologia também foi influenciada por estratégias no contexto do sistema social: criação de escalas de digitação, revezamentos, acordos, dentre outras. Alguns desafios emergiram: coexistência entre as tecnologias referentes ao Prontuário Eletrônico do Cidadão e o prontuário em ofício, conflitos, deficiências estruturais e de capacitação, e subutilização da tecnologia. Constatou-se que os elementos (canais de comunicação, tempo e sistema social), influenciam a difusão da inovação, predominantemente, colaborando para sua adoção no contexto estudado(AU)

El propósito del artículo fue analizar la influencia de los elementos canales de comunicación, sistema social y tiempo en la difusión del Registro Ciudadano Electrónico en Brasil. Se realizó un estudio de caso, con enfoque cualitativo, basado en la Teoría de Difusión de la Innovación, que contiene 17 entrevistas y observaciones del trabajo diario de 8 equipos de salud familiar involucrados en el uso de la tecnología en una ciudad del occidente de Minas Gerais. Los datos fueron analizados mediante análisis de contenido y la modalidad temático-categorial, sistematizados con el software Atlas Ti. Se observó que los medios de comunicación y los canales de comunicación interpersonal potenciaron la difusión de la tecnología. Además, se destacó la aceptación de la innovación, impulsada por la enfermera, que motivó y movilizó al equipo para esta adherencia. Se pudo comprender que algunos factores contribuían a la resistencia, por ejemplo, los médicos y otros profesionales, con mayor jornada laboral, consideraban el complejo tecnológico y el tiempo insuficiente. La difusión de la tecnología también estuvo influenciada por estrategias en el contexto del sistema social: creación de escalas de mecanografía, relevos, acuerdos, entre otros. Han surgido algunos desafíos: convivencia entre tecnologías relacionadas con la Historia Clínica Electrónica del Ciudadano y la historia clínica, conflictos, deficiencias estructurales y formativas y subutilización de la tecnología. Se encontró que los elementos (canales de comunicación, tiempo y sistema social), influyen en la difusión de la innovación, predominantemente, colaborando para su adopción en el contexto estudiado(AU)

The purpose of the study was to analyze the influence of the elements communication channels, social system and time on the diffusion of the Electronic Health Record in Brasil. A qualitative case study was conducted based on innovation diffusion theory, which contains 17 interviews and observations of the daily work of eight family health teams involved in the use of technology in a city of western Minas Gerais. The data were processed by thematic-categorial content analysis and systematized with the software Atlas Ti. Communication means and interpersonal communication channels were found to strengthen technology diffusion. Acceptance of the innovation was fostered by the nurse, who encouraged and mobilized the team in this direction. It was observed that some factors contributed to resistance. For example, doctors and other professionals with longer work hours considered that the technology was complex and the time available insufficient. Diffusion of technology was also affected by strategies deriving from the social system context: creation of typing scales, reliefs and agreements, among others. Some challenges have emerged: coexistence of technologies related to the Electronic Health Record and the clinical record, conflicts, structural and training deficiencies, and underused technology. It was found that the elements communication channels, time and social system influence innovation diffusion, mainly by fostering its adoption in the context studied(AU)

Electronic Medical Records in the American Health System: challenges and lessons learned / Registros Eletrônicos de Saúde no Sistema de Saúde norte-americano: desafios e lições aprendidas

Abstract Electronic medical records have been touted as a solution to many of the shortcomings of health care systems. The aim of this essay is to review pertinent literature and present examples and recommendations from several decades of experience in the use of medical records in primary health care, in ways that can help primary care doctors to organize their work processes to improve patient care. Considerable problems have been noted to result from a lack of interoperability and standardization of interfaces among these systems, impairing the effective collaboration and information exchange in the care of complex patients. It is extremely important that regional and national health policies be established to assure standardization and interoperability of systems. Lack of interoperability contributes to the fragmentation of the information environment. The electronic medical record (EMR) is a disruptive technology that can revolutionize the way we care for patients. The EMR has been shown to improve quality and reliability in the delivery of healthcare services when appropriately implemented. Careful attention to the impact of the EMR on clinical workflows, in order to take full advantage of the potential of the EMR to improve patient care, is the key lesson from our experience in the deployment and use of these systems.

Resumo Os registros médicos eletrônicos (RME) têm sido apontados como uma solução para muitas das deficiências dos sistemas de saúde. O objetivo deste ensaio é revisar a literatura pertinente e apresentar exemplos e recomendações de várias décadas de experiência no uso de registros médicos na atenção primária à saúde, de maneira a ajudá-los na organização de seus processos de trabalho para melhorar o atendimento ao paciente. Observou-se que problemas consideráveis resultam da falta de interoperabilidade e padronização de interfaces entre esses sistemas, prejudicando a colaboração efetiva e a troca de informações no atendimento a pacientes complexos. É extremamente importante que políticas regionais e nacionais de saúde sejam estabelecidas para garantir a padronização e interoperabilidade dos sistemas. A falta de interoperabilidade contribui para a fragmentação do ambiente de informações. O prontuário eletrônico (RME) é uma tecnologia disruptiva que pode revolucionar a maneira como cuidamos dos pacientes. Foi demonstrado que o RME melhora a qualidade e a confiabilidade na prestação de serviços de saúde quando implementada adequadamente. Uma atenção cuidadosa ao impacto do RME nos fluxos de trabalho clínicos, a fim de aproveitar ao máximo o potencial do RME para melhorar o atendimento ao paciente, é a principal lição de nossa experiência na implantação e uso desses sistemas.

Methodological description of clinical research data collection through electronic medical records in a center participating in an international multicenter study / Abordagem e descrição metodológica do uso do prontuário eletrônico como forma de coleta de dados em pesquisa clínica em centro participante de estudo internacional e multicêntrico

ABSTRACT Data collection for clinical research can be difficult, and electronic health record systems can facilitate this process. The aim of this study was to describe and evaluate the secondary use of electronic health records in data collection for an observational clinical study. We used Cerner Millennium®, an electronic health record software, following these steps: (1) data crossing between the study's case report forms and the electronic health record; (2) development of a manual collection method for data not recorded in Cerner Millennium®; (3) development of a study interface for automatic data collection in the electronic health records; (4) employee training; (5) data quality assessment; and (6) filling out the electronic case report form at the end of the study. Three case report forms were consolidated into the electronic case report form at the end of the study. Researchers performed daily qualitative and quantitative analyses of the data. Data were collected from 94 patients. In the first case report form, 76.5% of variables were obtained electronically, in the second, 95.5%, and in the third, 100%. The daily quality assessment of the whole process showed complete and correct data, widespread employee compliance and minimal interference in their practice. The secondary use of electronic health records is safe and effective, reduces manual labor, and provides data reliability. Anesthetic care and data collection may be done by the same professional.

RESUMO A coleta de dados para pesquisa clínica pode representar um desafio em que sistemas de registro eletrônico em saúde podem facilitar o processo. O objetivo deste estudo foi descrever e avaliar o uso secundário de registros eletrônicos em saúde na coleta de dados para um estudo clínico observacional. Usamos o Cerner Millennium®, software de registro eletrônico em saúde, de acordo com os seguintes passos: (1) cruzamento dos dados das fichas de coleta de dados do estudo e dos registros eletrônicos em saúde; (2) desenvolvimento de método para coleta manual de dados não registrados no Cerner Millennium®; (3) desenvolvimento de interface de estudo para a coleta automática de dados nos registros eletrônicos em saúde; (4) treinamento de colaboradores; (5) avaliação da qualidade dos dados; e (6) preenchimento da ficha eletrônica de coleta de dados no fim do estudo. Três fichas de coleta de dados foram consolidadas em uma ficha eletrônica de coleta de dados no fim do estudo. Os pesquisadores realizaram análise qualitativa e quantitativa de dados diariamente. Foram coletados dados de 94 pacientes. Na primeira ficha de coleta de dados, 76,5% das variáveis foram obtidas eletronicamente, na segunda, 95,5%, e na terceira, 100%. A avaliação diária de qualidade do processo como um todo revelou dados completos e corretos, ampla adesão dos colaboradores e mínima interferência na prática profissional. O uso secundário dos registros eletrônicos em saúde é seguro e efetivo, reduz o trabalho manual e produz dados confiáveis. O cuidado anestésico ao paciente e a coleta de dados podem ser realizados simultaneamente pelo mesmo professional.

Análise da competência em informação mediante a transição do prontuário físico para o eletrônico / Analysis of information competency through the transition from paper-based to electronic medical records

Atualmente, as organizações vivenciam um vasto contexto de sistematização de dados, troca de informações e construção de conhecimento em um ritmo denso e acelerado. No entanto, em muitos casos, não se têm a consciência sobre os aspectos de grande relevância em relação à competência do funcionário em lidar diariamente com esse contexto de grande volume informacional. Diante deste cenário, este estudo tem como problema de pesquisa: qual o impacto da transição dos prontuários físico e eletrônico para os profissionais de uma Unidade Básica de Saúde e quais são seus níveis de competência em informação? Assim, o objetivo é analisar a competência em informação dos funcionários de uma Unidade Básica de Saúde mediante a transição do prontuário físico para o prontuário eletrônico do paciente. Para tanto, realizou-se um estudo descritivo-exploratório de natureza qualitativa, utilizando como instrumento de coleta de dados a entrevista semiestruturada. Os resultados demonstraram que é costume dos profissionais não avaliarem a veracidade da informação recuperada e que a correção de erros informacionais não é praxe nas práticas organizacionais, pois os profissionais estão adaptados com a desorganização e falta de gestão do prontuário físico, mesmo sabendo dos efeitos prejudiciais da perda da informação, e assim, essa situação pode migrar para as práticas de utilização do prontuário eletrônico também. Por fim, verificou-se que a transição do prontuário físico para o eletrônico modifica alguns aspectos culturais na organização e que a adaptação dos funcionários se torna difícil, visto que não possuem níveis suficientes de competência em informação para o uso efetivo das bases informacionais que constam na unidade pesquisada(AU)

Actualmente las organizaciones experimentan un vasto contexto de sistematización de datos, intercambio de informaciones y construcción de conocimiento a un ritmo denso y acelerado. Sin embargo, en muchos casos, no se tiene la conciencia sobre los aspectos de gran relevancia en relación con la competencia del funcionario en lidiar diariamente con ese contexto de gran volumen informacional. Ante este escenario, este estudio tiene como objetivo analizar la competencia en información de los funcionarios de una Unidad Básica de Salud mediante la transición del registro médico físico al registro electrónico del paciente. La intención es investigar cuál es el impacto de esa transición para esos profesionales y cuáles son sus niveles de competencia en información. Para esto, se realizó un estudio descriptivo-exploratorio de naturaleza cualitativa, utilizando como instrumento de recolección de datos la entrevista semiestructurada. Los resultados demostraron que es costumbre de los profesionales no evaluar la veracidad de la información recuperada y que la corrección de errores informacionales no es habitual en las prácticas organizacionales, pues los profesionales están adaptados a la desorganización y a la falta de gestión del registro médico físico, aun sabiendo de los efectos perjudiciales de la pérdida de la información, y así, esa situación puede migrar a las prácticas de utilización del registro electrónico también. Por último, se verificó que la transición del registro físico al electrónico modifica algunos aspectos culturales en la organización y que la adaptación de los funcionarios se vuelve difícil, ya que no poseen niveles suficientes de competencia en información para el uso efectivo de las bases informacionales que constan en la unidad de búsqueda(AU)

Currently, organizations experience a vast context of data systematization, information exchange, and knowledge building in a dense and fast pace. However, in many cases, one does not become aware of the aspects of great relevance to the ability of the employee to deal daily with this context of large informational volume. In view of this scenario, this study aims to analyze the information competence of the employees of a Basic Health Unit through the transition of the paper-based record to the electronic patient record. The purpose is to investigate the impact of this transition for these professionals and their levels of competence in information. For that, a descriptive-exploratory study of a qualitative nature was carried out, using as a data collection instrument the semi-structured interview. The results showed that it is the custom of professionals to not evaluate the accuracy of the information retrieved and that the correction of informational errors is not a practice, since professionals are adapted to the disorganization and lack of management of the physical record, even knowing the harmful effects Of information loss, and thus, this situation can migrate to the practices of using the electronic medical record as well. Finally, it was verified that the transition from paper-based to electronic records modifies some cultural aspects in the organization and that the adaptation of the employees becomes difficult, since they do not have sufficient levels of information competence for the effective use of the informational bases that appear in the searched unit(AU)

Fila cirúrgica digital como instrumento auxiliar de gestão hospitalar: Sugestões de adequações propostas por um serviço universitário de oftalmologia / The preoperative scheduling system as a secondary tool for hospital management: suggestions for adjustments proposed by a university ophthalmology unit

RESUMO Objetivo: Avaliar, através de busca na internet, quais os serviços públicos com atendimento oftalmológico no Brasil que possuem um pacote digital composto de página da instituição na rede digital, prontuário eletrônico, sistema de regulação de atendimento e fila de espera cirúrgica digital. Enfatizar a presença destes elementos de pesquisa com a condição de funcionamento de fila de espera cirúrgica digital com possibilidade de consulta publica pelo paciente usuário. Métodos: Estudo transversal através de busca na internet de serviços de oftalmologia com este pacote digital completo ou parcial em caráter nacional. Os dados foram pesquisados na internet no período de junho à julho de 2015. As instituições foram divididas em grupos de pesquisa, assim designados: hospitais multidisciplinares universitários, hospitais multidisciplinares assistenciais, hospitais uni-disciplinares assistenciais (somente oftalmologia) e banco de olhos (como entidade de atendimento público). Duas variáveis foram avaliadas: número total e parcial de serviços públicos de oftalmologia que possuem este sistema digital e como foi desenvolvido este pacote digital por cada instituição. Os dados foram avaliados através do teste Qui quadrado e prova exata de Fisher. O nível de significância do estudo foi 0,05. Resultados: Foram encontradas 48 instituições públicas oftalmológicas detentoras deste pacote digital, sendo: 24 universitárias, 15 assistenciais, 3 hospitalares uni-disciplinares (somente oftalmologia), 6 bancos de olhos. Somente 10,4 % destas instituições apresentaram uma fila de espera cirúrgica digital. Exclusivamente os bancos de olhos obtiveram dados significativos quanto a presença de fila cirúrgica digital, bem como a origem de seu desenvolvimento. Conclusão: Apenas algumas instituições apresentaram um pacote digital completo, porém a fila de espera cirúrgica digital é o componente mais raro destas instituições. Razões desta constatação são explanadas pelo estudo. Embora com pequena representação, em todo território nacional somente dois bancos de olhos apresentaram fila cirúrgica digital com possibilidade de consulta pública.

ABSTRACT Objective: To evaluate the incidence of a software program package at Brazilian public eye care institutions through an online survey. The package is made up of the institutions' websites, electronic medical records, regulatory assistance control system and the preoperative scheduling system. The aim is to analyze if this type of software facilitates the provisioning of eye care services, the patients' surgical procedure agenda, and access to information about the patients. Methods: Public health care institutions with eye care services were divided into multidisciplinary university hospitals, multidisciplinary health system hospitals, single discipline hospitals (only ophthalmology) and eye banks (when linked to public health care). Two kinds of data were evaluated on the Internet: I) ophthalmology institutions and the correlation with the presence of the software program, II) ophthalmology institutions and the correlation with the software source. A statistical analysis was performed using chi-square and Fisher's exact test. Significance levels were estimated at 0.05. Results: 48 public institutions were evaluated at 24 universities, 15 health care institutions, 3 single discipline hospital institutions (ophthalmology only), and 6 institutions specifically referred to as eye banks. In this survey, the digital preoperative scheduling system was only found in 10.4% of the institutions. After the statistical analysis, the eye bank was the only relevant institution that was significantly related to the presence of the digital preoperative scheduling system. Conclusion: Preoperative scheduling systems are expected to provide a good support tool for administrative management. However, this type of instrument as a software program is rarely found in public health care institutions in Brazil.

Issues and potential solutions when capturing health data in rural clinics in South Africa

This paper highlights the data and information required by various International bodies, including WHO, PEPFAR, World Bank and the South African Government regarding HIV and its associated programmes and comorbidities. It explores the current collection of data in South African rural clinics and reports on the results from in-depth interviews with nurses regarding the burden of data collection and the perceptions and attitudes to electronic solutions including smart phones and tablet computers(AU)

Este artículo destaca los datos y la información requeridos por diversos organismos internacionales, como la OMS, el PEPFAR, el Banco Mundial y el Gobierno de Sudáfrica en relación con el VIH y sus programas asociados y comorbilidades. Explora la colección actual de los datos en las clínicas rurales de Sudáfrica y los informes sobre los resultados de las entrevistas en profundidad con las enfermeras con respecto a la carga de la recopilación de datos y las percepciones y actitudes hacia soluciones electrónicas, incluyendo teléfonos inteligentes y tablet PC(AU)

Análise da estrutura categorial da Norma ISO 18104 na documentação em Enfermagem / Categorical structure analysis of ISO 18104 standard in nursing documentation

OBJETIVO: Verificar se a estrutura categorial da Norma ISO 18104 é adequada para apoiar a documentação eletrônica de diagnósticos e ações de enfermagem e auxiliar na formação de expressões diagnósticas e ações de enfermagem. MÉTODOS: Desenho transversal com dois casos de uso nos registros eletrônicos de dois hospitais universitários que utilizam diferentes terminologias de Enfermagem. RESULTADO: O caso de uso A forneceu 40 expressões diagnósticas e 97 intervenções. Todos os registros para diagnósticos de enfermagem continham foco, julgamento ou achado clínico. As intervenções foram registradas usando verbo de ação e alvo. Os demais qualificadores foram pouco empregados. O caso de uso B forneceu dois diagnósticos e 371 expressões para ações de enfermagem. Os diagnósticos possuíam foco e julgamento. Todas as intervenções, exceto uma, foram documentadas usando verbos de ação e alvo. CONCLUSÃO: A Norma ISO18104 mostrou-se adequada para apoiar a documentação de expressões diagnósticas e de ação de enfermagem.

OBJECTIVE: To verify whether categorical structure of the ISO 18104 standard is adequate to support electronic documentation of nursing actions and nursing diagnoses and to facilitate the development of nursing diagnoses and nursing actions expressions. METHODS: A cross-sectional design with two use cases in electronic records from two teaching hospitals that employ different nursing terminologies. RESULT: Case A included 40 diagnostic expressions and 97 interventions. All records for nursing diagnoses included focus, judgment, or clinical finding. All interventions were recorded using action verbs and targets. Few other qualifiers were used. Case B provided two diagnoses and 371 expressions for nursing actions. Diagnoses included focus and judgment. All interventions, except one, were documented using action verbs and targets. CONCLUSION: ISO 18104 was adequate to support documentation of nursing actions and diagnoses expressions.

Modelagem do padrão TISS por meio do enfoque dual da Fundação openEHR / Modeling TISS standard using the openEHR dual-model approach

Em 2005, a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) estabelece o padrão TISS (Troca de Informação na Saúde Suplementar), intercâmbio eletrônico obrigatório entre as operadoras de planos de saúde (cerca de 1500 registradas na ANS) e prestadores de serviços (cerca de 200 mil) sobre os eventos de assistência prestados aos beneficiários. O padrão TISS foi desenvolvido seguindo a estrutura do Comitê ISO/TC215 de padrões para informática em saúde e se divide em quatro partes: conteúdo e estrutura, que compreende a estrutura das guias em papel; representação de conceitos em saúde, que se refere às tabelas de domínio e vocabulários em saúde; comunicação, que contempla as mensagens eletrônicas; e segurança e privacidade, seguindo recomendação do Conselho Federal de Medicina (CFM). Para aprimorar sua metodologia de evolução, essa presente tese analisou o grau de interoperabilidade do padrão TISS segundo a norma ISO 20514 (ISO 20514, 2005) e a luz do modelo dual da Fundação openEHR, que propõe padrões abertos para arquitetura e estrutura do Registro Eletrônico de Saúde (RES). O modelo dual da Fundação openEHR é composto, no primeiro nível, por um modelo de referência genérico e, no segundo, por um modelo de arquétipos, onde se detalham os conceitos e atributos. Dois estudos foram realizados: o primeiro se refere a um conjunto de arquétipos demográficos elaborados como proposta de representação da informação demográfica em saúde, baseado no modelo de referência da Fundação openEHR. O segundo estudo propõe um modelo de referência genérico, como aprimoramento das especificações da Fundação openEHR, para representar o conceito de submissão de autorização e contas na saúde, assim como um conjunto de arquétipos. Por fim, uma nova arquitetura para construção do padrão TISS é proposta, tendo como base o modelo dual da Fundação openEHR e como horizonte a evolução para o RES centrado no paciente.

In 2005 the Brazilian National Healthcare Agency (Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), in Portuguese) published the TISS standard, a mandatory electronic exchange claims between the health insurance (approximately 1500 registered at ANS) and healthcare providers (approximately 200 000) about the healthcare events provided to the beneficiaries. The TISS standard was developed following the structure of the ISO/TC215 Committee for Health Informatics and is divided into four parts: data structure that encompasses the forms; semantic content that refers to the vocabularies and terminologies; data interchange that includes the electronic messages; and security issues in healthcare information following a recommendation of the Federal Council of Medicine (Conselho Federal de Medicina (CFM), in Portuguese). To improve the TISS standard’s evolution, this study analyses the levels of interoperability in accordance with ISO 20514 (ISO 20514, 2005) and the dual model of the openEHR Foundation, which proposes open standards for Electronic Health Records (EHR) architecture and healthcare information. The dual model of the openEHR Foundation specifications is composed, on the first level, by a generic reference model and on the second by an archetype model that details the concepts and attributes. Two studies were conducted in this thesis: the first one refers to a set of demographic archetypes developed as a proposal representation of the demographic information, based on the reference model of the openEHR Foundation. The second study proposes a generic reference model, as an improvement of the openEHR specifications, to represent the concept of submission of claims, as well as a set of archetypes. Finally, a new architecture for building the TISS standard is proposed based on the dual model of the openEHR Foundation and envisioning a patient-centered EHR.

Medical audit and death audit.

A good death is not a single event; a good death is a series of events, relationships and preparation that takes place over time (Evans and Walsh, 2002). [1] There is no gold standard for what constitutes a good death, the definition varies between individuals and therefore quality care must be negotiated to incorporate the individual patient values and preferences (Steinhauser et al, 2000).[2] Death audit meetings are infrequent in Government hospitals in India to analyse the circumstances which led to death of patients and what are the possible steps if taken might have prevented the death(Times of India 2004).[3] Medical audit determines the quality of medical care provided to patients from analyzing the clinical records and hospital services. In the present article we have given Idea about history, purpose, and maintenance record and analysis process. Government is planning to make infant and maternal death audit by clinical team compulsory as a part of efforts to ensure that no women and child will died in state (Andhra Pradesh) in want of medical attention (The Hindu 2010).[4]